Cải thiện hiệu suất OTIF trong quản lý chuỗi cung ứng

Khách hàng luôn mong muốn hàng hoá của họ được giao đầy đủ và đúng thời gian cam kết. Vì vậy, khả năng đáp ứng các yêu cầu về giao hàng rất quan trọng trong việc quản lý chất lượng dịch vụ khách hàng và ở bất cứ ngành hàng nào.

Để đánh giá khả năng này, OTIF được sử dụng để đo lường tần suất khách hàng nhận được những gì họ cần, với số lượng đã đặt hàng mong muốn. OTIF dùng để đánh giá trong hầu hết các ngành sản xuất và dịch vụ, trong cả các doanh nghiệp B2B và B2C. Chỉ tiêu này cũng có thể được áp dụng đối với các nhà bán lẻ khi đánh giá hiệu quả giao hàng giữa các nhà cung cấp.

Vậy OTIF là gì?

OTIF (On time – In full) là chỉ số đo lường hiệu quả, mức độ đúng thời gian, giao hàng đầy đủ trong quản trị chuỗi cung ứng. OTIF đo lường mức độ mà lô hàng được giao đến đích đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng, theo cả số lượng và lịch trình quy định trên đơn đặt hàng. Trong đó có phạm vi sai số nhất định đã được khách hàng cho phép.

Hiểu OTIF sao cho đúng?

Về lý thuyết, OTIF là cơ chế đo lường lý tưởng để gắn kết các mục tiêu hoàn thành tiến độ công việc của nhà bán lẻ, nhà cung cấp, 3PLs, nhà vận tải,…

Nhưng trong thực tế, không có một định nghĩa tiêu chuẩn nào cho OTIF. Các bên tham gia vào chuỗi cung ứng có thể giải thích số liệu theo những cách khác nhau. Đúng giờ ở đây có nghĩa là ngày mà nhà bán lẻ yêu cầu hay ngày nhà sản xuất đã cam kết? Nó có nghĩa là trong khoảng thời gian cụ thể được xác định cho lô hàng hay bất kì thời điểm nào trong một khoảng thời gian lớn hơn theo thỏa thuận?

Những sự khác biệt giữa các bên này cần được nhắc đến. Sự đa dạng về cách hiểu làm cho số liệu có nhiều sự sai khác, các nhà quản lý không đưa ra được nhận định một cách chính xác. Từ đó không đưa ra được nguyên nhân gốc rễ của những sự chậm trễ, thiếu chính xác trong quá trình giao hàng.

Khoảng thời gian nào trong đó việc giao hàng có thể được coi là đúng giờ cũng là một vấn đề cần xem xét. Sẽ có những lô hàng được tài xế đưa tới trước thời gian giao hàng dự kiến do tài xế muốn tránh bị phạt vì giao hàng trễ. Những lô hàng này có thể làm giảm hiệu quả trong hoạt động chuỗi cung ứng của các bên có liên quan. Việc dỡ những lô hàng tới sớm có thể làm ứ đọng hoạt động của những trung tâm phân phối. Bên cạnh đó, hoạt động của xe tải cũng bị gián đoạn do chưa thể sẵn sàng cho lô hàng tiếp theo, trong khi vẫn phải chịu chi phí.

Những nguyên nhân gây gián đoạn trong quá trình giao hàng theo Mc Kinsey & Company:

Trong một cuộc khảo sát thực hiện bởi Mc Kinsey & Company, không có sự nhất trí nào về khoảng thời gian mà trong đó việc giao hàng có thể được coi là đúng giờ.

OTIF mang tới những gì?

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, OTIF đã trở thành một trong những chỉ tiêu đáng tin cậy để đo lường hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng. Chỉ tiêu này là kết quả cuối cùng của tất cả các hoạt động của chuỗi cung ứng được gộp chung lại thành một chỉ tiêu về hiệu quả kinh doanh.

Ngoài ra, đây là một trong những cách tốt nhất để doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tỷ lệ hài lòng của khách hàng đối với hiệu quả trong hoạt động của mình. Để cải thiện OTIF, điều cần thiết là doanh nghiệp phải đưa ra được một lộ trình hợp lý được lập kế hoạch tốt và một quy trình vận hành tổng thể để cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng. Việc tối ưu hóa OTIF là cần thiết, vì những nguyên nhân làm gián đoạn tại bất kỳ điểm nào trong chuỗi cung ứng cũng có thể tác động xấu đến doanh thu và quan trọng hơn là sự hài lòng của khách hàng.

Cải thiện hiệu suất OTIF như thế nào?

Để cải thiện hiệu suất OTIF, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý toàn diện, tối ưu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, tính toán, tuân thủ và quản lý OTIF theo thời gian thực một cách nhất quán. Đó cũng là cơ sở để doanh nghiệp nhìn ra những vấn đề gốc rễ trong hoạt động vận hành, quản lý hiệu suất.

Thu thập dữ liệu và báo cáo

Doanh nghiệp cần có khả năng trích xuất các luồng thông tin cho phép họ thường xuyên nắm bắt dữ liệu và tính toán OTIF. Các giải pháp quản lý vận tải và kho hàng giúp theo dõi đơn hàng theo thời gian thực mang tới khả năng thu thập thông tin, lập kế hoạch, báo cáo dữ liệu giúp hiệu suất OTIF được hiển thị một cách chính xác, kịp thời. Khả năng hiển thị bởi thu thập và báo cáo dữ liệu chi tiết theo thời gian thực hỗ trợ cải thiện quản lý hiệu suất.

Chủ động quản lý hiệu suất

Doanh nghiệp nên phát triển hệ thống quản lý để tối ưu hóa chuỗi cung ứng của mình. Các tính năng nổi bật của những giải pháp quản lý cần được nhắc đến như: chiến thuật chia chọn, sắp xếp hàng hóa trong kho, chiến thuật tối ưu hóa kế hoạch vận chuyển, khả năng kiểm soát các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng theo thời gian thực… Toàn bộ những tính năng này cho phép doanh nghiệp cải thiện hiệu suất OTIF từ đó cải tiến, tối ưu hóa quy trình vận hành trong hoạt động chuỗi cung ứng.