CO form E – và những vấn đề liên quan

Mặc dù không phải tất cả các mặt hàng nhập nước này đều có hoặc cần CO mẫu E, nhưng bạn sẽ thấy chứng từ đó rất thông dụng. Công ty tôi làm dịch vụ hải quan thì thấy có đến trên ⅔ các lô hàng xuất xứ Trung Quốc đều có Form E.

Nói như vậy để thấy sự phổ biến, và vai trò của Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu E này. Và vì phổ biến, và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi ưu đãi thuế của nhà nhập khẩu, nên hiểu rõ nội dung liên quan để tránh sai sót là rất cần thiết cho nhà nhập khẩu.

Tôi viết bài này cũng để chia sẻ kinh nghiệm liên quan, với hy vọng giúp bạn được thông tin quan trọng khi làm thủ tục nhập khẩu.

Với những bạn mới làm quen, tôi nêu lại khái niệm một chút…

CO form E là gì?

CO form E là Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu E, phát hành theo Hiệp định khung về hợp tác kinh tế toàn diện ASEAN – Trung Quốc (ACFTA), xác nhận hàng hóa có nguồn gốc xuất xứ từ nước thành viên của hiệp định này.

Hàng nhập khẩu về Việt Nam mà dùng CO mẫu E thường là có nguồn gốc Trung Quốc.

Mục đích của mẫu CO form E hợp lệ là để xác nhận xuất xứ của hàng hóa, từ đó mà xem lô hàng có được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt hay không (thường được giảm thuế). Cụ thể mức thuế nhập khẩu sẽ theo từng loại hàng cụ thể, căn cứ vào mã HS Code.

Tương tự như vậy với hàng xuất khẩu, CO mẫu này xác nhận hàng có xuất xứ từ Việt Nam hoặc ASEAN, nhờ đó người nhập khẩu Trung Quốc cũng được hưởng ưu đãi tương ứng tại nước họ.

Quy định về CO form E

Hiện quy định về CO form E được có trong nhiều văn bản pháp luật. Ở đây, tôi tổng hợp một số văn bản quan trọng và phổ biến, mà chúng tôi hay sử dụng trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu cho khách hàng:

Thông tư 36/2010/TT-BCT ngày 15/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Công Thương (sau đây gọi tắt là Thông tư 36)

Thông tư 35/2012/TT-BCT và 14/2016/TT-BCT bổ sung tên Tổ chức được Bộ công thương ủy quyền cấp C/O theo danh sách ban hành trong Thông tư 36

Thông tư 21/2014/TT-BCT sửa đổi bổ sung Quy tắc cụ thể mặt hàng ban hành trong Thông tư 36

Công văn 12149/BCT-XNK ngày 14/12/2012 của Bộ Công Thương về hóa đơn bên thứ ba trong ACFTA

Quyết định số 12/2007/QĐ-BTM – Quy chế cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Mẫu E (có trước thông tư 36)

Thông tư 06/2011 TT-BCT về thủ tục cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ưu đãi

Quyết định 4286/QĐ-TCHQ ngày 31 tháng 12 năm 2015 về Quy trình kiểm tra, xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (chung cho tất cả các mẫu CO, gồm cả Form E)

Tiếp theo là một số công văn giải đáp các vướng mắc liên quan đến C/O mẫu E, có kèm nội dung chính tôi tóm tắt ngay sau đó để bạn tiện tra cứu tham khảo:

680/TCHQ-GSQL ngày 18 tháng 02 năm 2011: người nhập khẩu chỉ cần nộp bản gốc (Original), không cần nộp bản sao thứ 3 (Triplicate)

2706/TCHQ-GSQL ngày 07 tháng 06 năm 2011 về: tick ô 13 bằng tay hay đánh máy, hóa đơn bên thứ 3 cấp bởi 1 công ty Trung Quốc (không phải nhà XK), CO cấp trước ngày xuất khẩu

4264/TCHQ-GSQL ngày 14 tháng 08 năm 2012: khi 1 trang CO không đủ chỗ để khai hết số lượng các mặt hàng

487/XNK-XXHH ngày 21 tháng 10 năm 2013: người ủy quyền của người xuất khẩu đứng tên trên ô số 1 của C/O mẫu E do Trung Quốc cấp

5467/TCHQ-GSQL ngày 16 tháng 09 năm 2013: ô số 1 trên C/O mẫu E thể hiện người ủy quyền mà không phải là tên người xuất khẩu và không thuộc trường hợp có hóa đơn do bên thứ ba, C/O mẫu E đó không hợp lệ

887/TCHQ-GSQL ngày 08 tháng 02 năm 2013: mục 4 về Giấy xác nhận chuyển tải khi hàng quá cảnh qua 1 nước không phải là thành viên (nhắc lại trong CV 1710/GSQL-GQ4 ngày 02/12/2016; và mục 2.2.3.đ Quyết định số 4286/QĐ-TCHQ ngày 31/12/2015).

978/GSQL-TH ngày 21 tháng 7 năm 2014: Ghi giá CIF trên ô số 9

6549/BCT-XNK ngày 01 tháng 07 năm 2015: hóa đơn bên thứ ba, thời hạn xác minh CO

1335/GSQL-TH ngày 06 tháng 10 năm 2016: khác biệt giữa tên người xuất khẩu trên ô số 1 của C/O với tên người gửi hàng trên vận đơn trong trường hợp hóa đơn bên thứ 3

508/GSQL-GQ4 ngày 13 tháng 03 năm 2017; 1478/GSQL-TH ngày 20 tháng 11 năm 2015 (hóa đơn thương mại do bên thứ ba thuộc ACFTA phát hành)

Ngoài việc nắm được các quy định trên đây, khi thao tác với những lô hàng có Form E, hẳn là sẽ có lúc bạn thắc mắc về nội dung nào đó có ý nghĩa như thế nào.

Dưới đây là từng nội dung cụ thể trong 13 ô trên Form E. Tôi sẽ điểm qua lại nội dung chính, và lưu ý những điểm quan trọng mà người làm thực tế hay gặp phải.

Nội dung CO form E

Bạn có thể xem chi tiết trong Phụ lục 4 Thông tư 36.

Trước hết ở góc phải phía trên Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu này phải có những thông tin tham chiếu quan trọng:

Số CO (Reference Number), ví dụ: E17GDDGWJ1690126

Cụm từ tiếng Anh trong đó có dòng “FORM E”

Tên nước phát hành, ví dụ: THE PEOPLE’S REPLUBLIC OF CHINA

Tiếp đó là 13 ô nội dung…

Ô số 1: Thông tin nhà xuất khẩu: tên công ty, địa chỉ. Thường là người bán hàng trên Invoice, trừ trường hợp hóa đơn bên thứ 3 (thì trên ô này là tên công ty sản xuất).

Ô số 2: Thông tin người nhận hàng (nhà nhập khẩu)

Ô số 3: Tên phương tiện vận tải và tuyến đường. Có 4 nội dung chính

Ngày khởi hành: là ngày tàu chạy trên vận đơn

Tên tàu + số chuyến, hoặc tên tàu bay (thực ra trong quy định không đề cập đến số chuyến, nhưng thực tế thì các CO đều thấy có kèm theo số chuyến sau tên tàu)

Tên cảng dỡ hàng

Tuyến đường và phương thức vận chuyển, chẳng hạn: From China Port, China to Saigon Port, Vietnam by Ship

Ô số 4: dành cho cơ quan cấp CO, doanh nghiệp không cần quan tâm nhiều đến ô này

Ô số 5 & 6: không quan trọng lắm

Ô số 7: Số lượng, chủng loại bao gói, mô tả hàng hóa (gồm cả lượng hàng và mã HS nước nhập khẩu).

Lưu ý:

Trong ô này là Mã HS nước nhập khẩu, chứ không phải nước xuất khẩu. Cụ thể, nếu hàng nhập từ Trung Quốc về Việt Nam, thì trên ô số 7 phải ghi mã HS của Việt Nam mới là chính xác. Nhiều công ty để mã HS của Trung Quốc (10 chữ số), nhưng nếu khớp đến 6 chữ số đầu (cấp phân nhóm), thì tôi thấy hải quan cũng thường bỏ qua. Nhưng nếu khác hoàn toàn, thì hải quan sẽ có cơ sở để nghi ngờ về xuất xứ.

Trường hợp CO form E có hóa đơn của bên thứ 3, thì phía dưới của ô này phải ghi tên của bên phát hành hóa đơn và tên quốc gia.

Ô số 8: Tiêu chí xuất xứ.

Tiêu chí xuất xứ form E khá quan trọng, vì có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chứng từ này. Nó cho biết tỉ lệ bao nhiêu phần trăm giá trị hàng hóa được sản xuất tại nước cấp CO.

Một số trường hợp hay gặp:

“WO” = Wholy Owned: xuất xứ thuần túy, nghĩa là 100%

Số % cụ thể, chẳng hạn 90%, nghĩa là 90% hàng hóa được sản xuất tại Trung Quốc

Lưu ý: giá trị hàm lượng xuất xứ dưới 40% thì coi như không có xuất xứ.

Ô số 9: Trọng lượng toàn bộ (hoặc lượng khác) và giá trị FOB. Ô này ý nghĩa tương đối rõ ràng. Chỉ lưu ý giá trị trong ô này là FOB, do đó nếu trên hóa đơn ghi giá trị theo điều kiện khác, chẳng hạn ExWork, CIF… thì không được lấy ngay vào ô số 9 này, mà phải điều chỉnh cộng trừ chi phí để xác định đúng giá trị FOB rồi mới ghi vào ô này. Tôi đã thấy nhiều CO vẫn giữ nguyên giá CIF hoặc ExW đưa vào ô này, và bị trục trặc khi làm thủ tục nhập khẩu.

Ô số 10: Số và ngày Invoice, chính là số liệu lấy từ Invoice, lưu ý kiểm tra kỹ lưỡng, tránh sai sót, nhầm lẫn.

Ô số 11: tên nước xuất khẩu (vd: CHINA), nhập khẩu (VIETNAM), địa điểm và ngày xin CO, cùng với dấu của công ty xin CO.

Mặc dù nội dung trong ô này ít khi bị sai, nhưng cũng không phải là không thể. Chính tôi đã gặp trường hợp 1 lô hàng nhập mà ô 11 để sai tên nước nhập khẩu là INDONESIA thay vì VIETNAM. Có lẽ do đã copy/paste sai trong khâu chứng từ chăng?!

Ô số 12: Xác nhận Chữ ký của người được ủy quyền, dấu của tổ chức cấp CO, địa điểm và ngày cấp. Với hàng từ Trung Quốc, chữ ký tiếng Hoa có nét tượng hình, không dịch ra phiên âm được. Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu với chữ ký trong cơ sở dữ liệu của họ.

Lưu ý: trên dấu của Trung Quốc lại có chữ FORM A thay vì FORM E. Nhưng điều này là hợp lệ, vì đã có quy định … chấp nhận.

Ô số 13: Một số lựa chọn, tick vào ô tương ứng nếu thuộc trường hợp đó

Issued Retroactively: Trường hợp CO được cấp sau quá 3 ngày tính từ ngày tàu chạy

Exhibition: Trường hợp hàng tham gia triển lãm, và được bán sau khi triển lãm.

Movement Certificate: Trường hợp hàng được cấp C/O giáp lưng

Third Party Invoicing: Trường hợp hóa đơn phát hành tại Bên thứ ba (chi tiết trong phần tiếp)

CO form E có hóa đơn bên thứ 3

Đây là trường hợp mà CO có hóa đơn được phát hành bởi bên thứ 3, còn gọi là CO form E third party invoicing.

Để đáp ứng được trường hợp này, trên CO phải có 4 điều kiện:

Ô số 1: thể hiện nhà sản xuất tại quốc gia tham gia ACFTA (vd: China)

Ô số 7: có tên công ty phát hành hóa đơn, và tên nước mà công ty này đặt trụ sở

Ô số 10: số và ngày hóa đơn phải ghi rõ tại ô số 10 (khớp với Invoice mua bán)

Ô số 13: tick vào mục Third Party Invoicing

Ví dụ: Công ty Vinaexim của Việt Nam nhập khẩu lô hàng từ Samex của Hàn Quốc, nhưng CO do nhà sản xuất Sinoman của Trung Quốc xin cấp. Như vậy, CO này được xem là hợp lệ nếu:

Ô số 1: thể hiện tên nhà sản xuất Sinoman

Ô số 7: tên công ty Samex và tên nước South Korea

Ô số 10: số ngày hóa đơn thương mại do Samex phát hành cho Vinaexim

Ô số 13: phải tích vào “Third Party Invoicing”.

Lý thuyết cũng khá đơn giản, cứ đủ tiêu chí là được xem là trường hợp C/O mẫu E có hóa đơn bên thứ 3 hợp lệ.

Cơ bản là như thế, nhưng trên thực tế có khá nhiều trường hợp phát sinh, chẳng hạn:

C/O form E phát hành bởi bên thứ 3 cùng nước với nhà xuất khẩu thì có hơp lệ không? => Có, theo công văn nêu trên

Thiếu dấu tick vào mục “Third Party Invoicing” thì có sao không? => Không hợp lệ, trường hợp này thường được gọi là “CO ủy quyền” do nhà máy ở Trung Quốc không có chức năng xuất khẩu mà phải ủy quyền cho 1 đơn vị dịch vụ làm CO.

CO trực tiếp, nhưng có tên nhà sản xuất ở ô số 7, thì có hợp lệ không? => Không hợp lệ

CO ủy quyền có hợp lệ không? Nếu tên người ủy quyền xin CO đứng ở ô số 1 => Không hợp lệ

Ngày khởi hành trên CO (Departure date) khác với trên vận đơn, thì có hợp lệ không? => Dễ bị nghi ngờ xuất xứ

Có được cấp C/O form E trước ngày tàu chạy không? => Có thể

Một số sai sót hay gặp với CO mẫu E

Không đủ điều kiện để thuộc trường hợp hóa đơn phát hành tại bên thứ ba

Thiếu dấu tick “Issued Restroactively” khi ngày cấp CO quá 3 ngày sau khi tàu chạy

CO form E ủy quyền: do một số nhà sản xuất ở Trung Quốc không có chức năng xin CO, mà phải ủy quyền cho công ty dịch vụ đứng tên xin CO và làm thủ tục xuất khẩu. Theo quy định của Trung Quốc, người được ủy quyền phải đứng tên trên C/O form E (chứ không phải là nhà xuất khẩu thực sự). Nhưng về Việt Nam thì trường hợp này CO sẽ xem như bị bất hợp lệ (công văn 5467/TCHQ-GSQL nêu trên)

Số liệu trên CO không khớp với chứng từ khác, chẳng hạn như Số/ngày Invoice, giá trị hàng hóa, ngày tàu chạy… Những lỗi này cần được kiểm tra đối chiếu cẩn thận để chỉnh sửa sớm, tránh những hệ lụy về sau.

Trên đây là một vài sai sót nghiêm trọng, dễ bị hải quan bác bỏ hoặc chuyển đi xác minh CO. Còn những lỗi khác nữa, tôi sẽ bổ sung dần. Bạn nên lưu ý khi kiểm tra chứng từ.

Ngoài những lỗi nặng, vẫn có những sai sót nhỏ, không ảnh hưởng đến xuất xứ nên hải quan có thể bỏ qua. Quy định cụ thể trong Điều 26 – Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Thủ tục xin cấp CO mẫu E cho hàng XK

Với hàng xuất khẩu, thì bạn sẽ quan tâm đến thủ tục xin cấp ℅ như thế nào, tại đâu, hồ sơ ra sao. Tôi sẽ tóm tắt những mục chính dưới đây. Nếu bạn cần hướng dẫn chi tiết hơn, thì vào đường link tôi đặt cạnh nội dung tương ứng nhé.

Địa điểm cấp CO form E:

Kết hợp online và offline:

Online: trên hệ thống ecosys.gov.vn

Offline: tại sở công thương (vd: Sở Công thương Hải Phòng: Số 9 Lạch Tray)

Các bước xin cấp:

Đăng ký tài khoản mới cho DN (chỉ làm lần đầu), Đăng ký tại đây

Truy cập hệ thống, khai báo hồ sơ, theo hướng dẫn này

Tải lên file đính kèm: tờ khai hải quan, vận đơn, bảng kê hàm lượng, C.Inv

Ký điện tử & Gửi hồ sơ online

Hồ sơ được duyệt, kết xuất & in đơn xin C/O đã cấp số & nộp cùng bộ hồ sơ

Duyệt hồ sơ giấy & cấp CO gốc (Original), bản bằng giấy

Hồ sơ xin C/O mẫu E:

Đơn xin cấp CO (in từ hệ thống)

Invoice, Packing List, B/L

Tờ khai hq XK…

Bảng giải trình Quy trình sản xuất (nếu lần đầu xin C/O)

Nói về CO form E là một chủ đề khá dài nhưng cũng khá thú vị. Trên đây tôi đã nêu những nội dung chính liên quan. Hy vọng những nội dung này giúp ích cho bạn trong quá trình làm thủ tục liên quan.