Kỷ nguyên của siêu chuyên môn hóa (phần 2/3)

Trong phần đầu của bài viết, chúng ta đã nắm được siêu chuyên môn hoá sẽ đem lại sự cải thiện về chất lượng, tốc độ và chi phí cho các doanh nghiệp. Vậy, làm thế nào để làm chủ phương thức sản xuất hữu dụng này?

Ở bất cứ công ty nào, siêu chuyên môn hóa sẽ thay đổi đáng kể bộ mặt tổ chức, từ cấp độ vĩ mô đến vi mô của từng nhiệm vụ. Những nhà quản lý có thể muốn tập trung vào những công việc tạo ra ít giá trị ,hoặc tập trung khai thác những giá trị lớn hơn từ những nhiệm vụ cao cấp.

Dù những nhiệm vụ ở cấp độ nào chăng nữa (mang lại giá trị thấp hay cao) thì việc tập trung phát triển siêu chuyên môn hóa vẫn luôn đòi hỏi những kỹ năng quản lý tốt. Đầu tiên, các nhà quản lý phải biết cách phân chia công việc ra những nhiệm vụ nhỏ một cách hợp lý.

Thứ hai, các chuyên gia phải được tuyển dụng với những điều khoản đóng góp chặt chẽ. Thứ ba, chất lượng sản phẩm phải được đảm bảo. Và cuối cùng, mỗi mảng công việc phải được tích hợp hoàn chỉnh.

Chia nhỏ công việc

Để hiểu được cách thức một công việc được hoàn thành qua siêu chuyên môn hóa, chúng ta phải bắt đầu bằng cách lập sơ đồ những nhiệm vụ cần thiết cho công việc cụ thể đó. Một sơ đồ như vậy sẽ gợi ý về cách chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ có thể được thực hiện với chất lượng tốt hơn, tốc độ nhanh hơn và chi phí thấp hơn bởi những chuyên gia.

Trong năm 2008, gã khổng lồ về dược phẩm Pfizer đã thực hiện điều này trong một sáng kiến gọi là pfizerWorks. Sơ đồ nhiệm vụ đã chỉ ra rằng, những nhân viên có tay nghề cao nhất của Pfizer đang dành 20-40% khả năng của mình vào những công việc như nhập dữ liệu, nghiên cứu web, phân tích bảng số liệu và làm các slides thuyết trình Power Point. Sau khi xem xét kết quả, công ty đã quyết định thuê ngoài những công việc này, chuyển giao cho các công ty ở Ấn Độ và sau đó là một công ty có trụ sở tại Ohio.

Vấn đề mấu chốt để phân chia công việc là cần phải hiểu được sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và xác định xem liệu công việc có được giải quyết thỏa đáng không nếu như các nhiệm vụ nhỏ được giải quyết bởi nhiều người khác nhau. Một ví dụ đơn giản: Một công ty đa quốc gia gần đây đã tổ chức lại đội ngũ nhân viên hành chính và quyết định giao nhiệm vụ sắp xếp lịch trình các chuyến du lịch của các giám đốc cho một nhóm nhỏ những người trợ lý hành chính.

Nhóm nhỏ này dần dần phát triển thành những chuyên gia du lịch của công ty. Tuy nhiên, do hành trình du lịch phải phụ thuộc vào lịch họp cá nhân (hay ngày sinh nhật, ngày kỷ niệm gia đình…), nên cuối cùng công việc lại được giao trở lại cho các trợ lý hành chính làm việc trực tiếp với từng giám đốc điều hành.

Tuyển dụng và phân bổ công việc

Để siêu chuyên môn hóa các nhiệm vụ, các công ty có thể sử dụng lực lượng nhân viên nội bộ, xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp bên ngoài hoặc dựa vào các công ty trung gian liên kết khách hàng với cộng đồng người lao động có chuyên môn. Một công ty công nghệ lớn của Mỹ sử dụng chính nhân viên nội bộ của mình để thử nghiệm siêu chuyên môn hóa quá trình phát triển phần mềm. PfizerWorks thì hoạt động dựa trên việc thuê làm bên ngoài. Công ty sản xuất áo phông Threadless tự tạo ra lực lượng lao động để thiết kế và phê bình sản phẩm của chính mình.

Siêu chuyên môn hóa sẽ đòi hỏi các nhà quản lý phải học cách làm việc với các công ty trung gian để tiếp cận với lực lượng lao động tay nghề cao. Cũng giống như các dịch vụ điện toán đám đông (“crowd computing”) mà cung cấp dung lượng máy tính và không gian lưu trữ, các công ty này cung cấp dịch vụ điện toán đám đông qua hình thức kết nối một lượng người lớn với những công nhân có tay nghề.

Các công ty trung gian này giúp khách hàng thực hiện được một số lượng lớn công việc trong phạm vi từ đơn giản đến phức tạp. Ở Mechanical Turk và Samasource, nhân viên nhận làm cả những nhiệm vụ nhỏ chỉ kéo dài từ vài giây đến vài phút để đổi lại vài cents đến vài dollars. Những trang dự án như Elance hay oDesk cho phép thực hiện những dự án có trung bình trong nhiều lĩnh vực – bao gồm phát triển web, thiết kế đồ họa, viết và phân tích kinh doanh – với mức thù lao từ vài trăm đến vài ngàn đô la. InnoCentive và TopCoder nhận làm những hoạt động phức tạp như phát triển phần mềm hay khám phá khoa học với mức chi từ hàng triệu đến chục triệu đô.

Những doanh nghiệp áp dụng siêu chuyên môn hóa đang trong quá trình phát triển một loạt các biện pháp khuyến khích người lao động sáng tạo.

TopCoder, ví dụ, đăng các thống kê cụ thể về hiệu suất công việc của từng cá nhân để cho tất cả mọi người thấy, và các thành viên thường rất cố gắng để tên họ nằm trong danh sách những người đứng đầu. Một động lực quan trọng khác đối với nhiều nhân viên là quyền được chọn nhiệm vụ cho riêng họ. Người sáng lập của TopCoder, Jack Hughes, tin đây là một lý do hàng đầu làm cho năng suất tăng cao trong công ty.

Khi siêu chuyên môn hóa trở nên phổ biến hơn, việc thu hút sự đóng góp từ các nhân viên tài năng nhất sẽ trở thành một yếu tố quan trọng cho sự thành công của nhiều doanh nghiệp. Việc đó sẽ ngày càng giống với cách thức mà các tổ chức kinh doanh và tiếp thị thu hút khách hàng: hiểu những gì mà mọi người muốn, tìm ra cách để đem lại điều đó cho họ, và học cách để giữ họ gắn bó lâu dài. Trong thực tế, xây dựng cộng đồng dành cho người lao động sẽ trở thành một trong những nguyên tắc chủ chốt của kinh doanh trong thế kỉ 21.

Quản lý chất lượng

Một cách để đảm bảo chất lượng của siêu chuyên môn hóa là thực hiện việc mà hầu hết các công ty đều làm trước khi quyết định tuyển người: kiểm tra thông tin. Một số công ty trung gian hoạt động theo dự án, bao gồm cả oDesk và Guru.com, vẫn dựa trên cách thức tiếp cận này. Tuy nhiên, trong thập kỷ qua, nhiều hướng xử lý mới đã bắt đầu xuất hiện.

Phương pháp đầu tiên là trả thù lao dựa trên kết quả công việc. Ví dụ, khi một cuộc thi được tổ chức ở InnoCentive, khách hàng không phải trả tiền cho đến khi tìm ra một cách thức giải quyết vấn đề cụ thể. Người dùng của Mechanical Turk không phải trả phí nếu công việc không đạt chuẩn chất lượng nhất định. Một cách khác nữa là kết hợp nhiệm vụ thực tế với một “nhiệm vụ kiểm tra” mà câu trả lời đúng đã được xác định trước. Một cách tiếp cận khác là có một nhóm nhân viên thực hiện nhiệm vụ và một nhóm khác đánh giá kết quả.

Tích hợp

Thách thức quản lý cuối cùng của “siêu chuyên môn hóa” là tích hợp các phần riêng rẽ lại với nhau để tạo ra một giải pháp thống nhất. Điều này tương đương với việc quản lý ba loại hình phụ thuộc được miêu tả bởi Malone và cộng sự trong tờ Khoa Học Quản Lý xuất bản vào tháng 3 năm 1999: trình tự, chia sẻ, và phù hợp. Cách rõ ràng nhất để thực hiện điều này là phân công một người có trách nhiệm điều khiển trực tiếp cả quá trình.

Một số thành viên giàu kinh nghiệm của cộng đồng TopCoder trở thành “người trợ giúp”, giúp khách hàng định hướng các cuộc đua và giúp những người triển khai có được thông tin cần thiết. Về cơ bản, những “người trợ giúp” siêu chuyên môn hóa trong việc phối hợp công việc của các chuyên gia khác, tuy nhiên, những phương pháp tích hợp khác cũng thường đem lại hiệu quả tương tự.

Ví dụ, trong “sự phụ thuộc vào trình tự“, các nhiệm vụ xảy ra theo chuỗi, với các nhiệm vụ sau phụ thuộc vào đầu ra của các nhiệm vụ trước đó. Các công cụ phần mềm thường có thể quản lý việc này bằng cách theo dõi trạng thái công việc và tự động chuyển công việc từ một giai đoạn sang giai đoạn kế tiếp. CastingWords sử dụng các công cụ phần mềm chuyên dụng để trước hết đưa những phần âm thanh khác nhau đến những người sẽ ghi lại chúng, sau đó phát hiện và chỉnh sửa những điểm không thống nhất, và cuối cùng là ráp các phần đã được ghi lại thành một văn bản thống nhất.

Trong “sự phụ thuộc chia sẻ“, có nhiều hơn một người sử dụng cùng một nguồn tài nguyên. Một cách phổ biến để quản lý sự phụ thuộc này là sử dụng các hình thức khác nhau của việc mua bán và đấu giá. Ví dụ, lập trình viên của TopCoder thường xuyên đóng góp cũng như tái sử dụng các modules trong thư viện lưu trữ các bộ phận của phần mềm. Những người đóng góp được trả tiền bản quyền khi những người khác sử dụng đóng góp của họ. Thời gian của những người có khả năng sẵn sàng làm nhiệm vụ cũng là một nguồn tài nguyên quan trọng cần chia sẻ; tất cả công ty trung gian nêu trên cũng sẽ sử dụng giá cả thị trường hoặc cách thức đấu thầu để quản lý việc phụ thuộc này.

“Sự phụ thuộc vào sự phù hợp” xảy ra khi các kết quả đầu ra riêng biệt phải được tích hợp thành một thể thống nhất. Cấu trúc modules và các tiêu chuẩn trở nên rất hiệu quả trong việc quản lý sự phù hợp. TopCoder phát triển một kiến trúc tổng thể ngay từ những giai đoạn đầu tiên của các dự án cùng với các giao diện hợp lý giữa các module phần mềm. Khi một cấu trúc cụ thể được hình thành, các module có thể được phát triển đồng thời, từ đó đẩy nhanh toàn bộ quá trình.

Một ví dụ đáng ngạc nhiên về việc quản lý sự phù hợp đến từ một hệ thống kiểu mẫu được gọi là CrowdForge, được phát triển bởi các nhà nghiên cứu tại Đại học Carnegie Mellon (Mỹ). Nó đề cập đến một câu hỏi mà rất nhiều người cho là không tưởng:Có thể tạo ra một đoạn văn xuôi có chất lượng từ việc ghép nối các kết quả riêng biệt nhỏ lẻ của từng người được không?CrowdForge đã đưa ra một câu trả lời bằng cách sử dụng nhân viên của Mechanical Turk để viết các bài báo dạng bách khoa toàn thư.

Đầu tiên, một số người được yêu cầu viết dàn ý cho cả bài. Sau đó, một vài người khác sẽ được hướng dẫn để thu thập thông tin sự kiện cho các phần khác nhau của dàn ý. Còn một số người khác sẽ sử dụng các thông tin thu thập được để viết thành từng đoạn văn. Cuối cùng, hệ thống sẽ tự động nối các đoạn văn lại với nhau dựa theo dàn ý ban đầu. Đánh giá độc lập cho thấy rằng bài viết có chất lượng tốt hơn so với những bài báo được viết bởi một người duy nhất ở cùng mức chi phí.

Tất nhiên, chúng ta không biết cách tiếp cận chuyên môn hóa trong lĩnh vực viết lách có thể đi xa đến đâu. Nhưng có thể một ngày nào đó, các báo cáo kinh doanh, các bản đề xuất, và các tài liệu khác được viết bởi một người duy nhất sẽ trở nên hiếm hoi giống như quần áo và đồ gia dụng được làm thủ công bây giờ.