Bài viết này mình sẽ gởi đến các bạn mẫu chi tiết vận đơn hay còn gọi là chi tiết bill trong vận chuyển bằng đường biển. Mình đi làm thấy rất nhiều shipper gởi chi tiết bill thường xuyên thiếu những thông tin cơ bản để làm một bộ bill đầy đủ. Hậu quả là sửa bill đi và sửa bill lại nhiều lần, đến khi hết deadline sửa bill thì hãng tàu lại charge phí sửa bill. Thậm chí có những bạn gởi Packing List và hợp đồng qua cho mình luôn chứ . Việc gởi như thế này rất khó khăn cho chứng từ, vì họ phải sàn lọc số liệu dẫn đến nhiều sai sót và phải sửa bill.
Đọc bài viết này bạn sẽ có : Thông tin cần thiết để làm bill, mẫu bill bằng excel mình đã làm sẵn cho các bạn dễ dàng làm điền thông tin, Quy định thời gian nộp chi tiết bill và cách xử lý khi cần sửa bill.
Những thông tin cần có trên chi tiết bill :
– Booking no : Số booking trên lệnh giao container rỗng
– Vessel/ Flight No : Tên tàu/số chuyến.
– Bill Type: Loại bill bạn muốn lấy (original bill, surrendered bill hay seaway bill ).
– Freight and Charge : Loại phí trả ( cước PREPAID haycước COLLECT )
– Shipper : Thông tin shipper gồm : tên công ty gởi hàng, địa chỉ, số điện thoại, fax, email ( Việc show thông tin số điện thoại, fax, email tùy thuộc vào bạn có muốn show hay không).
– Consignee : Người nhận hàng gồm những thông tin : tên công ty nhận hàng, địa chỉ, số điện thoại, fax, email
– Notify Party : Người nhận thông báo hàng đến, nếu người nhận thông báo hàng đến cũng là consignee thì điền SAME AS CONSIGNEE
– Container/ Seal No : Số container/ số seal ( số này nhận lúc duyệt lệnh lấy container rỗng)
– Description of Goods : Mô tả hàng hóa của bạn gồm : Tên mặt hàng, số kiện, trọng lượng hàng ( Net weight, Gross Weight), thể tích ( nếu có), HS code , Shipping Mark là một dấu hiệu riêng cho hàng hóa của nhà sản xuất hoặc của người gửi hàng để người nhận hàng có thể nhận biết hàng của mình dễ dàng khi nhận hàng.
– Port of Loading : Cảng load hàng hay còn gọi là cảng xếp hàng ( Cảng người bán chuyển hàng lên tàu)
– Port of Discharge : Cảng chuyển tải ( Via port), Nếu hàng của bạn đi direct thì cảng chuyển tải cũng chính là cảng đến ( Delivery ).
– Port of Delivery : Cảng đến, cảng đích
– Remark: Những thông tin cần thêm
Quy định thời gian nộp chi tiết bill:
Thông thường các hãng tàu cho phép nộp chi tiết bill trước giờ tàu chạy và trước closing time ( tùy từng hãng tàu). Nếu bạn nộp trễ hơn closing time thì hãng tàu sẽ charge phí SI ( phí nộp trễn chứng từ). Nếu tàu đã chạy rồi thì mức phạt tùy thuộc vào hãng tàu đã khai manifest với hải quan cảng chuyển tải hay cảng đến hay chưa. Đối với hàng đi Nhật và cảng Shanghai các bạn chú ý việc nộp chi tiết bill rất sớm, do chính phủ và từng cảng quy định. Nếu hàng đi cảng Shanghai, hàng qua đến và đã khai manifest, sửa bill có thể tiền phạt lên đến 5000$
Mẫu bill của hãng tàu Mearsk Line các bạn tham khảo nhé, vì chi tiết bill sẽ là những thông tin cần thiết show trên bill
Phải làm gì khi sửa bill ( Revise bill) :
Việc đầu tiên là bạn phải thông báo sớm nhất cho hãng tàu hoặc forwarder để họ sửa càng sớm càng tốt, tốt nhất là trước deadline sửa bill. Sửa bill tốt nhất là khi tàu chưa đến cảng đến. Nếu sửa bill khi tàu đã cập cảng và hãng tàu đã khai manifest với hải quan nước ngoài thì việc sửa bill rất khó khăn và charge phí rất cao.
Hướng dẫn cách sửa bill : Theo kinh nghiệm của mình thì các bạn sửa bill nhanh nhất là bạn in cái darft bill ra, sau đó dùng mực khác màu ( nên dùng màu đỏ ), gạch bỏ trực tiếp những thông tin cần sửa và điền ngay tại vị trí đó thông tin cần điều chỉnh. Sau đó scan lại và gởi cho hãng tàu hoặc forwarding.
