Quản lý hoạt động Logistics để tối ưu hóa lợi nhuận

Ngày nay với rất nhiều yếu tố, Logistics trở thành công cụ liên kết các hoạt động trong chuỗi giá trị toàn cầu (GVC Global Value Chain) như cung cấp, sản xuất, lưu thông phân phối, mở rộng thị trường cho các hoạt động kinh tế. Tính hệ thống là yêu cầu căn bản của logistics, vì vậy trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, quản lý logistics trở thành vấn đề “sống còn” đối với các doanh nghiệp.

Định nghĩa quản trị logistics

Theo Hiệp hội các nhà chuyên nghiệp về quản trị chuỗi cung ứng (CSCMP), quản trị logistics được định nghĩa khá đầy đủ: “Quản trị logistics là một phần của quản trị chuỗi cung ứng bao gồm việc hoạch định, thực hiện, kiểm soát việc vận chuyển và dự trữ hiệu quả hàng hóa, dịch vụ cũng như những thông tin liên quan từ nơi xuất phát đến nơi tiêu thụ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Hoạt động của quản trị logistics cơ bản bao gồm quản trị vận tải hàng hóa xuất và nhập, quản lý đội tàu, kho bãi, nguyên vật liệu, thực hiện đơn hàng, thiết kế mạng lưới logistics, quản trị tồn kho, hoạch định cung/cầu, quản trị nhà cung cấp dịch vụ thứ ba. Quản trị logistics là chức năng tổng hợp kết hợp và tối ưu hóa tất cả các hoạt động logistics cũng như phối hợp hoạt động logistics với các chức năng khác như marketing, kinh doanh, sản xuất, tài chính, công nghệ thông tin”.

Mục tiêu chung của quản lý hoạt động logistics là phát triển doanh số trên cơ sở cung cấp trình độ dịch vụ khách hàng mong đợi có tính chiến lược với tổng chi phí thấp nhất. Mục tiêu này đòi hỏi phải tối ưu hóa dịch vụ khách hàng, có nghĩa, phải đảm bảo trình độ dịch vụ khách hàng đem lại khả năng lợi nhuận cao nhất. Các mục tiêu cụ thể bao gồm: Đáp ứng nhanh, tối thiểu hóa các sai lệch và đảm bảo mục tiêu chi phí.

Quản trị logistics bao gồm: Quản lý hiệu quả toàn hệ thống bằng việc bao quát được tất cả các khâu của chuỗi Logistics: các nhà cung cấp, các kho lưu trữ, hệ thống vận tải…; Sắp xếp hợp lý để có thể loại bỏ các sai sót trong công tác hậu cần cũng như sự thiếu liên kết có thể dẫn tới việc chậm trễ; Tăng hiệu quả liên kết bằng việc chia sẻ các thông tin cần thiết như xu hướng nhu cầu thị trường, mức tồn kho, các kế hoạch vận chuyển…; Tối thiểu hóa chi phí tồn kho và tăng chu trình lưu chuyển tiền mặt bằng cách quản lý tốt hơn mức tồn kho; Tăng mức độ kiểm soát để sửa chữa kịp thời các vấn đề phát sinh…

Tối ưu hóa lợi nhuận

Để cân bằng sự hài lòng của khách hàng với hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp cần không ngừng đẩy mạnh việc cải tiến mạnh mẽ việc quản lý hoạt động logistics nhằm đẩy mạnh doanh số, kiểm soát chi phí và tối ưu hóa việc sử dụng tài sản cũng như sự hài lòng của khách hàng. Cần chú trọng các nguyên tắc sau:

Cần phân khúc khách hàng dựa trên nhu cầu của họ thành những nhóm riêng biệt, phát triển các danh mục, chương trình quản lý hoạt động logistics và tạo ra các gói dịch vụ trên cơ sở kết hợp các dịch vụ cơ bản cho mọi người với những dịch vụ chuyên biệt nhằm tạo ra sự chọn lựa tốt nhất của từng phân khúc cụ thể. Mục tiêu là phục vụ từng phân khúc này một cách hiệu quả để tối ưu hóa lợi nhuận.

Lắng nghe những dấu hiệu của thị trường, dự đoán và lên kế hoạch phù hợp, bảo đảm phân bổ nguồn lực tối ưu. Phải thực hiện quy trình kế hoạch trên cơ sở phân tích tổng hợp, đưa ra các quyết định hoạt động cuối cùng dựa trên tiềm năng lợi nhuận chung.

Đẩy nhanh sự thay đổi để thích ứng trong hoạt động logistics, cố gắng tăng khả năng phản ứng với các dấu hiệu của thị trường. Cách tiếp cận này giúp tăng khả năng linh hoạt của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics để đưa ra các quyết định xây dựng thuộc tính của sản phẩm gần hơn với tốc độ thay đổi của cầu trên thị trường.

Quản lý hoạt động logistics cũng có nghĩa là “giảm chi phí của khách hàng đem lại lợi nhuận cho chúng ta”.

Quản lý hoạt động logistics đòi hỏi sự sáng tạo và linh hoạt trong việc cạnh tranh cho những đơn hàng ngắn hạn hay tham gia vào xây dựng quan hệ hợp đồng dài hạn với đối tác chiến lược, cắt giảm chi phí vận tải bằng việc kết hợp các khách hàng trong việc đàm phán hợp đồng vận chuyển,…
Cần xây dựng một hệ thống thông tin đảm bảo giải quyết các giao dịch hàng ngày và thương mại điện tử đồng thời có thể thúc đẩy việc hỗ trợ lập kế hoạch và ra quyết định, hỗ trợ lên kế hoạch tổng thể khi cần hướng tới phân bổ nguồn lực hiệu quả.

Trong quản lý hoạt động logistics cần xây dựng hệ thống thước đo thành công một cách tổng hợp hướng tới hiệu quả công việc thông qua những chỉ tiêu: thời gian, chất lượng, giá thành và bổ trợ khác.

Quản lý rủi ro trong hoạt động Logistics

Trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế, vấn đề quản trị rủi ro là vấn đề không thể thiếu trong hoạt động quản lí. Quản lý rủi ro được hiểu như cách tiếp cận có tổ chức và hệ thống nhằm xác định môi trường rủi ro, xác định mức độ thiệt hại và xác định các phương pháp để xử lý các loại rủi ro.

Theo Accenture, trong cuộc suy thoái kinh tế hiện nay 3 vấn đề đang chiếm vị trí hàng đầu trong các mối quan ngại về quản lý rủi ro trong hoạt động logistics bao gồm:

Sự bất ổn định của các bên liên quan mà hệ quả là sự chậm trễ, gián đoạn trong các khâu của chuỗi logistics, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán hay thậm chí phá hủy nhiều hợp đồng cung cấp dịch vụ logistics.

Chất lượng và độ an toàn của sản phẩm. Những nỗ lực nhằm giảm hết mức chi phí trong các quy trình sản xuất và phân phối đã làm giảm chất lượng của các quy trình kiểm tra và giám sát tạo điều kiện cho sự có mặt của các sản phẩm giả mạo, kém chất lượng.
Vấn đề dự báo nhu cầu.

Dự báo là yếu tố quan trọng nhất cho hoạch định chiến lược kinh doanh. Cuộc suy thoái đã khiến việc dự báo chính xác trở nên vô cùng khó khăn. Nhiều mô hình dự đoán nhu cầu trở nên thiếu chính xác, thậm chí lỗi thời.

Trong quản lý hoạt động logistics, cần có một đánh giá toàn diện và khách quan các quy trình và phương thức quản lý rủi ro, như: Những mặc định thị trường nào đã thay đổi gần đây; Những ảnh hưởng rủi ro mới; Những tác động của rủi ro đối với khả năng cạnh tranh;…

Để triển khai một kế hoạch giảm thiểu rủi ro chính thức, những người đứng đầu của một công ty cần xem xét vấn đề từ ba góc độ: Những khả năng có thể xảy ra, hiện trạng của doanh nghiệp và những chuẩn bị cần thiết. Để trả lời cho những câu hỏi này, trước tiên, cần chọn một rủi ro nổi bật để xem xét. Sau đó tập họp một nhóm nhỏ lãnh đạo có năng lực để xem xét giải quyết một số tình huống giả định hợp lý có liên quan đến rủi ro.

Trong bối cảnh kinh tế thế giới hiện nay, quản lý hoạt động logistics là vấn đề cần quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Đó là vấn đề phức tạp bao gồm rất nhiều các yếu tố đòi hỏi sự hiểu biết cặn kẽ về các bộ phận cấu thành, các yếu tố liên quan đến hoạt động logistics cũng như các đặc điểm cơ bản của nền kinh tế thế giới mới.

Mức độ quan tâm và thực thi công việc quản lý hoạt động logistics thể hiện tầm nhìn xa trông rộng, quyết định không nhỏ đến hiệu quả hoạt động và thành công của các doanh nghiệp.