Thuê Ngoài Logistics (Outsourcing Logistics)

Thuê ngoài (outsourcing) đơn giản được hiểu là việc di chuyển các quá trình kinh doanh trong tổ chức sang các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Về bản chất đây là chiến lược loại trừ các chức năng kinh doanh không cốt lõi (none core competency) để tập trung nguồn lực vào các kinh doanh chính yếu của DN.

Thuê ngoài logistics là việc sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ logistics bên ngoài (2PL, 3PL, 4PL) thay mặt DN để tổ chức và triển khai hoạt động logistics.

Tầm quan trọng và xu hướng thuê ngoài dịch vụ logistics tại VN

Thuê ngoài logistics mang lại rất nhiều lợi ích cho DN. Trước tiên là giúp giảm vốn đầu tư và giảm chi phí, do nhà kinh doanh dịch vụ logistics có cơ sở vật chất kĩ thuật và công nghệ tốt, khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng đa dạng với quy mô lớn nên đạt được lợi thế nhờ qui mô, nhờ đó có thể cung cấp cùng một dịch vụ với chi phí thấp hơn so với DN tự làm.

Giúp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tăng nhanh tốc độ vận động hàng hóa, do các nhà cung cấp dịch vụ logistics là các tổ chức kinh doanh logistics chuyên nghiệp nên có khả năng chuyên môn cao, có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng cho DN.

Phát triển các mối quan hệ kinh doanh và tăng cường kĩ năng quản lí, thuê ngoài đòi hỏi phải phát triển các kỹ năng giao tiếp và quá trình hợp tác với nhiều tổ chức cung cấp dịch vụ logistics và các DN khác cùng tham gia kinh doanh.

Tăng khả năng tiếp cận thông tin với môi trường luôn biến động, thuê ngoài logistics không chỉ đòi hỏi phải chia sẻ thông tin với nhà cung cấp mà còn phải nắm bắt và phân tích tốt các thông tin môi trường bên ngoài, giúp thúc đẩy DN thích nghi tốt hơn.

Trong những lợi ích kể trên, khả năng giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ là những lợi ích được các DN quan tâm hàng đầu.

Tuy nhiên, thuê ngoài cũng có những rủi ro như khả năng mất kiểm soát đối với hoạt động logistics.

Qui trình nghiệp vụ bị gián đoạn, trong trường hợp này chất lượng dịch vụ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dự trữ cao hơn mức cần thiết hoặc thời gian đáp ứng đơn hàng kéo dài.

Chi phí hợp tác quá cao cũng là lỗi thường gặp khi DN đánh giá quá thấp những nỗ lực và chi phí cần thiết để phối hợp hoạt động giữa các bên như chi phí về tích hợp hệ thống thông tin, chi phí giao tiếp và chi phí thiết kế qui trình. Việc phát sinh những chi phí không đáng có như chi phí sửa chữa các sự cố cũng làm tăng đáng kể tổng chi phí logistics.

Rò rỉ dữ liệu và thông tin nhạy cảm do DN phải chia sẻ thông tin về nhu cầu và khách hàng với các nguồn cung ứng. Các nhà cung cấp phục vụ rất nhiều khách hàng nên nguy cơ rò rỉ thông tin có thể xảy ra. Việc sử dụng tường lửa (firewalls) giữa DN với 3PLs giúp giảm bớt nguy cơ này nhưng lại giảm khả năng thích ứng giữa hai bên.

Các quốc gia châu Á cũng là một thị trường thuê ngoài logistics sôi động, trong đó VN và các nước ASEAN được đánh giá là khu vực thị trường trẻ nhưng có tiềm năng tăng trưởng lớn.

Nghiên cứu về sử dụng dịch vụ logistics của công ty SCM năm 2008, cho thấy tỷ lệ các DN VN thuê ngoài logistics khá lớn, đứng đầu là các DN kinh doanh hàng tiêu dùng đóng gói (40%) và thủy sản (23%). Các dịch vụ logistics được thuê ngoài nhiều nhất là vận tải nội địa (100%), giao nhận, kho bãi (73-77%), khai quan (68%), vận tải quốc tế (59%).

Nghiên cứu cũng cho thấy các kết quả dịch vụ logistics thuê ngoài mang lại cho DN, đứng đầu là lợi ích về giảm chi phí, giảm đầu tư và tăng tốc độ vận động hàng hóa.

Bên cạnh đó cũng còn rất nhiều phàn nàn của DN không hài lòng với kết quả thuê ngoài logistics, như chất lượng dịch vụ không đúng như cam kết và chưa có sự cải tiến liên tục (55%), chi phí không giảm như mong đợi (50%), hệ thống IT còn kém (45%), vấn đề nhân sự yếu (36%) và thiếu kinh nghiệm về logistics (27%) [3].

Tuy nhiên những hạn chế trên không làm giảm nhu cầu đối với hoạt động thuê ngoài dịch vụ logistics cả về quy mô và loại hình trong thời gian tới.

Lựa chọn chiến lược thuê ngoài logistics

Các kết quả khảo sát trên cho thấy, hạn chế khi thuê ngoài dịch vụ logistics tại các DN tập trung chủ yếu vào hai nhóm là chi phí và chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp.

Điều này dường như đẩy các định hướng cải tiến về phía các nhà cung cấp, nhưng theo quan điểm của các chuyên gia logistics thì thuê ngoài không chỉ là công nghệ và kỹ thuật mà là chiến lược.

Do đó thuê ngoài logistics cần phù hợp với ngân sách, nguồn lực, loại hình kinh doanh của DN và để mang lại hiệu quả còn phải tận dụng tốt năng lực của nhà cung cấp 3PL.

Như vậy thuê ngoài chỉ cần thiết và khả thi nếu DN biết kết hợp điểm mạnh của mình với các nhà cung cấp dịch vụ logistics, đứng ra làm người điều phối, chủ động điều khiển quá trình hợp tác giữa các bên.

Chính vì vậy, một chiến lược thuê ngoài logistics hiệu quả trước hết phải bắt đầu bằng việc lựa chọn chính xác hoạt động nào trong chuỗi logistics có thể hoặc cần thiết để có thể thuê ngoài, hoạt động nào cần tự làm hoặc không thể thuê ngoài.

Thứ hai là xác định được nhà cung cấp dịch vụ 3PL thích hợp, không chỉ giúp DN tận dụng tối đa các kỹ năng chuyên môn để hỗ trợ dịch vụ cho mình mà còn giúp khắc phục các bất lợi của hình thức thuê ngoài đã nêu trên.

Trong khuôn khổ cho phép, bài báo này chỉ tập trung vào phân tích nguyên nhân thứ nhất, lý do thứ hai về phía nhà cung cấp xin được đề cập trong một nghiên cứu sau.

Công thức xác định thuê ngoài của DN

Khảo sát hoạt động logistics thuê ngoài trong giai đoạn hiện nay cho thấy, phần lớn các DN VN coi thuê ngoài là một trong những giải pháp hàng đầu để tiết kiệm chi phí. Vì vậy việc xác định cơ hội thuê ngoài logistics thường chỉ dựa vào việc so sánh chi phí.

Với quan niệm này, DN tính toán các loại chi phí cần thiết khi sử dụng nhân viên của mình và so sánh với chi phí cho những đơn vị dịch vụ bên ngoài, có thể lượng hóa qua công thức:

D = X.(Z+K)/T-P.Kp

Trong đó: X – chi phí lao động dự kiến/giờ; Z – mức tiền lương hàng tháng/nhân viên; K – mức chi phí gián tiếp cho nhân viên (trợ cấp xã hội, y tế…)/tháng; T – lượng thời gian làm việc trong tháng (thường bằng 176 giờ); P – giá cả dịch vụ outsourcing;Kp – hệ số rủi ro;

Nếu thuê ngoài công ty dịch vụ không phải một phần, mà là toàn bộ khối lượng công việc của nhân viên, ví dụ công việc của nhân viên quản lý đơn hàng, thì cách tính đơn giản hóa thành:

D = (Z+K) – P.Kp.

Theo kết quả tính toán và so sánh, nếu D>0 thì việc sử dụng dịch vụ outsourcing sẽ có lợi hơn nhờ vào chi phí thuê ngoài thấp hơn so với sử dụng nhân viên nội bộ và ngược lại.

Phương pháp dựa vào chi phí này rất đơn giản và dễ thực hiện, tuy nhiên có những bất lợi như không tính đến mức độ quan trọng của các hoạt động logistics tại DN, không dựa trên khả năng thực tế của nhân viên trong công ty mà chỉ thuần túy tính toán chi phí.

Trong thực tế có những hoạt động logistics thuê ngoài rẻ hơn nhưng do vai trò quan trọng của nó trong việc tạo ra năng lực cạnh tranh cốt lõi của DN thì không thể thuê ngoài nhằm bảo mật thông tin, chủ động kiểm soát và thích nghi trong các chiến lược kinh doanh.

Cách tính này cũng bỏ qua nhân tố nguồn lực thực tế, chưa khai thác hết những khả năng tiềm ẩn của nhân viên, chưa nhìn nhận môi trường cạnh tranh một cách toàn diện. Do đó việc thuê ngoài chỉ đáp ứng được mục đích giảm chi phí cục bộ và ngắn hạn mà không có cái nhìn tổng thể và chưa đảm bảo mục tiêu về lâu dài.

Trong điều kiện thị trường dịch vụ logistics ở VN còn sơ khai, nhu cầu thuê ngoài logistics còn đơn giản, cách làm trên có thể được chấp nhận.

Nhưng với tốc độ phát triển nhanh chóng của các DN trong chuỗi cung ứng và thị trường dịch vụ logistics VN cũng như thế giới, để các dịch vụ logistics hỗ trợ tốt nhất cho quá trình kinh doanh của DN đòi hỏi phải phát triển các chương trình, dự án thuê ngoài một cách khoa học và bài bản.