Các thông tin cần cung cấp cho hãng tàu và đại lý

Bạn cần chuẩn bị những gì để cung cấp cho hãng tàu? Bạn chưa nắm rõ mình cần cung cấp thông tin gì cho hãng tàu để sử dụng dịch vụ? Những thông tin cần cung cấp cho hãng tàu?

1. VGM là gì?

VGM (Verified Gross Mass) là quy định trong công ước SOLAS yêu cầu toàn bộ chủ hàng (shipper) phải thực hiện việc xác định khối lượng container chứa hàng, quy định này sẽ có hiệu lực vào ngày 1 tháng 7 năm 2016.

Mục đích chủ yếu của công ước SOLAS là nhằm đưa ra các tiêu chuẩn tối thiểu về kết cấu, và khai thác tàu để bảo vệ toàn sinh mạng cho tất cả mọi thuyền viên trên tàu bao gồm cả hành khách.

Tất nhiên, để có số chính xác thì địa điểm cần phải đảm bảo khách quan, trung thực, VGM có cho phép sai số, tuy nhiên chưa có quy định cụ thể, ở một số nước được phép sai số trên dưới 5% trọng lượng hàng hóa.

Phiếu cân VGM phải thể hiện được container đã đóng hàng nặng bao nhiêu, khối lượng này sẽ gồm 2 phần: vỏ container + hàng hóa bên trong.

Vì vậy có 2 cách tính VGM như sau:

Cách 1: Cân toàn bộ lượng hàng trước khi đóng vào container, sau đó cộng thêm khối lượng vỏ container nữa, thì sẽ có số liệu cần thiết.

Cách 2: Cân cả xe container hàng, sau đó cân xe không có container hàng (đã hạ xuống cảng). Lấy số liệu trừ đi sẽ biết container hàng nặng bao nhiêu.

2. SI (Shipping Instruction) là gì? Tại sao phải khai báo SI?

SI là các thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của nhà xuất khẩu/shipper đến công ty vận tải/giao nhận. Đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng. Trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, bạn cần gửi những thông tin cần thiết để hãng vận chuyển họ có thông tin làm Vận đơn – Bill of lading.

Các thông tin quan trọng cần phải khai báo

1. Ngày và số Booking.
2. Tên của hãng vận chuyển được chỉ định (Vận chuyển, chuyến bay…).
3. Tên nhà xuất khẩu (Shipper).
4. Tên người nhập khẩu (Consignee) ở nước ngoài.
5. Tên hàng hóa.
6. Số lượng và loại bao bì (nếu sử dụng Container, đề cập đến số lượng continer và kích thước yêu cầu).
7. Trọng lượng tịnh và VGM + CBM (1CBM=1M³).
8. Cảng bốc hàng + cảng xếp dỡ.
9. Thời gian giao hàng.
10. Địa điểm giao hàng.
11. Phương thức thanh toán cước vận chuyển (trả trước hoặc khi hàng hóa đến).
12. Các hồ sơ bổ sung khác.

SI để làm gì?

Các công ty Hãng tàu/Forwarder sẽ yêu cầu Shipper gửi SI để làm Bill of Lading bản nháp. Sau đó, sẽ gửi bản nháp đó cho khách hàng check. Khách hàng sẽ xác nhận các thông tin trên Draft B/L đó.

Người yêu cầu SI

Thông thường nhân viên Forwarder/Hãng tàu sẽ gọi điện yêu cầu Shipper gửi SI để đảm bảo lô hàng được vận chuyển đúng tiến độ. Nếu gửi SI khi Closing time, Shipper có thể bị phạt hoặc rớt hàng do Forwarder/Hãng tàu không thể ohats hành B/L.

Cách khai báo SI

Có 2 cách phổ biến để khai báo SI cho hãng tàu như sau:

– Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu:

Đây là cách thông dụng cho việc submit thông tin SI hiện nay. Một vài hãng tàu cho phép chúng ta sửa chữa linh hoạt thông tin sau khi đã hoàn thành SI trên web, điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian thay vì khi sử dụng qua email. Nhưng ngược lại có nhược điểm rằng, nếu mạng kết nối hoặc lỗi website bảo trì từ hãng tàu thì điều này sẽ làm trễ thời gian submit SI, khi đó chúng ta lại mất thời gian để gửi kiểm tra hoặc gửi thông tin SI qua email.

Một vài hãng tàu nếu submit thông tin SI này qua email thay vì hệ thống, có thể bị phạt tiền submit bill cao hơn so với submit trên hệ thống.

+ Khai báo qua email:

Đối với shipper: sẽ gửi thông tin SI tới hãng tàu (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email) hoặc fowarder nếu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải.

Đối với forwarder: sau khi nhận thông tin từ shipper thì họ sẽ gửi thông tin tới hãng tàu để làm bill (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email)

Xem thêm:

Dịch vụ chuyển phát nhanh uy tín nhất, nhanh nhất, tiết kiệm nhấtChuyên thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng mỹ phẩm

Phát triển logistics cho Hải Phòng

Dịch vụ hải quan giá rẻ và những điều cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ này